Een financieel adviseur (DGA) opereert vanuit een eigen BV. Een relatie waarmee hij samenwerkt, raakt betrokken bij een tweetal faillissementen. De DGA wordt zelf verdacht van betrokkenheid bij faillissementsfraude, maar wordt vrijgesproken. De BV heeft de advocaatkosten voor de DGA betaald. De Belastingdienst weigert aftrek van de BTW over deze kosten. Terecht?

Met wie heeft de advocaat gecontracteerd?
De rechter stelt vast dat de BV het advocatenkantoor opdracht heeft gegeven. Het advocatenkantoor heeft vervolgens voor de verleende rechtsbijstand facturen uitgereikt aan de BV, die de facturen heeft betaald.

Hoezo aftrek BTW bij BV over kosten voor DGA?
Er is recht op aftrek van BTW bij een rechtstreeks en onmiddellijk verband met de economische activiteit van de BV in haar geheel. Daarvan is sprake als door de BV verworven diensten noodzakelijk zijn voor zijn bedrijfsvoering en zij zonder die diensten zijn economische activiteit niet zou kunnen uitoefenen of voortzetten. Dat geldt ook als de oorzaak van de kosten (uiteindelijk) is terug te voeren op een handeling die een bestuurder of werknemer van de BV heeft verricht in het kader van activiteiten die zich buiten die onderneming afspeelden. Het is wel aan de BV om die noodzaak aannemelijk te maken.

Waarom heeft de BV de advocaat ingeschakeld?
Na de aanvang van de strafzaak kreeg de BV geen opdrachten meer vanwege de beschadigde reputatie van haar DGA. De rechter vindt dit een valide argument voor de BV om op eigen kosten een advocaat in te schakelen, ook al had de DGA daarbij ook persoonlijk baat.

Uitsluiting aftrek kosten voor werknemers
Deze regeling sluit de aftrek van omzetbelasting uit voor zover de goederen of de diensten worden gebezigd voor persoonlijke doeleinden van het personeel. Dat geldt in beginsel ook voor betaalde kosten van rechtsbijstand bij strafrechtelijke vervolging van een eigen werknemer.

Deze uitsluiting van aftrek is echter niet van toepassing indien bijzondere omstandigheden de werkgever dwingen tot het afnemen van de diensten. Daarvan is sprake als de uitgaven primair worden gedaan in het belang van de onderneming zelf, en het persoonlijke voordeel van de werknemer, zo al aanwezig, voor de werkgever van ondergeschikt belang is.

Tip: Een BV kan in het algemeen geen BTW aftrekken over kosten die ze maakt in het belang van haar DGA. Persoonlijke omstandigheden bij de DGA kunnen er echter toe leiden dat de uitoefening van de onderneming van de BV in gevaar komt. Als de BV kosten maakt om dat te voorkomen, dient ze haar eigen ondernemingsbelang en is de BTW toch aftrekbaar.